Description de l'emploi :
Envie de déployer vos ailes ? Et si votre aventure commençait avec nous ?
Nous vous proposons de travailler dans une entreprise leader mondial dans son domaine, tournée vers le digital, à la pointe de la recherche et de l'innovation.
Un poste "Assistant(e) Stratégie technique HO et recherche et developpement" vient de s'ouvrir au sein d'Airbus Defence and Space, sur le site de Toulouse / Le Palays. La mission de l'apprenti sera d'assurer le support au responsable de l'entité TSER (Technical Strategy, R&D/T Space Systems and Spectrum Management) et à son équipe, dans un contexte transnational.
Cet apprentissage débutera en Septembre / Octobre 2024 pour une durée de 2 ans. Ce poste nécessite une habilitation de sécurité.
Elle comprend les activités suivantes :
- Gestion proactive du calendrier du responsable de département : planification de réunions, vérification de disponibilité des participants, détection de conflits et résolution spontanée, réponses aux requêtes de disponibilité
- Coordination avec les assistantes des principales interfaces du département,
internes et externes ( agences spatiales notamment )
- Organisation des déplacements du responsable de département, réservation des transports et logements ; résolution de problèmes le cas échéant sur notes de frais
- Participation occasionnelle aux réunions d'équipe et prise de notes
- Organisation de visites de personnalités extérieures sur site (logistique de la
visite, déclaration sûreté, coordination avec intervenants internes et externes,
prestataires, restauration, Pôle Visites?)
- Organisation d'événements hors-site ( 2 par an environ )
- Administration d'une zone de données partagées à l'équipe ( droits d'accès,
stockage documents?.)
- Réalisation du rapport d'activité mensuel établi avec les contributions de tous
- Gestion de la logistique de l'équipe : commandes de matériel de bureau,
déménagements, accueil des nouveaux arrivants, support aux problèmes
informatiques.
- Délégation du resp. de département pour approbations de congés, absences, voyages.
- Gestion et renouvellement spontané des abonnements & cotisations (Air France, parking Blagnac, revues?)
- Création de références et mise à jour de la documentation sous un outil de
gestion documentaire (WINDCHILL)
- Saisie et envoi de minutes, lettres, mémorandums
- Création et suivi des demandes d'achats, approbation des factures (mySupply, Click & Buy)
Les compétences et aptitudes requises pour cette alternance sont les suivantes :
- Excellente connaissance des outils
- Parfaite maîtrise de la bureautique, suite Office
- Aptitude à appréhender les outils collaboratifs de Google Workplace
- Très bonne maîtrise de l'anglais parlé et écrit
- Sens de l'anticipation
- Prise d'initiative
- Sens de la discrétion
- Respect de la confidentialité des données manipulées
Compétences linguistiques :
Niveau de négociation en français et niveau avancé en anglais.
Notre processus de sélection :
L'ensemble des candidatures sont étudiées par un recruteur.
Si votre candidature est validée par le recruteur vous serez invité à réaliser un entretien vidéo différé.
Le manager/ tuteur organisera des entretiens/ échanges avec les candidats retenus avant de sélectionner le candidat final pour cette alternance.
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An apprenticeship offer entitled "Assistant to HO Technical Strategy & R&D for the Space Systems Engineering has just opened within Airbus Defence and Space on Toulouse - Palays site.
This role will consist in provide support to the HO Technical Strategy & R&D, and team, within transnational environment.
This apprenticeship will start in September / October 2023 and will last 2 years. This position requires security clearance.
The associated mission and activities are the following:
Manage agenda and mail: prioritizing, collecting information for decision making for the manager / team when appropriate; administrative tasks for manager / team.
Define and anticipate needs when possible; organize / plan meetings; align with other assistants (stakeholders, functions); manage MoM (e.g. follow up communication, actions), keep distribution lists updated, ? Handle logistics for events, weblives, etc.
Take in charge the cascade of internal and external information in the team; Contribute to positive working relationships and act as facilitator within the team and with stakeholders.
Handle office administrative duties (phone, meeting/event admin, HR requirements, expenses?); focal point for IT and facility management; Support in organization of events, weblives; Handle relevant logistics for the team (office supplies, travel management).
Promote initiatives to reduce environmental footprint (reduction of printing, plastic, waste).
Cet emploi exige une connaissance des risques de conformité potentiels et un engagement à agir avec intégrité, comme base de la réussite, de la réputation et de la croissance durable de la société.
